Planejamento do tempo

Planejamento é o processo de decidir o que, e como fazer, antes da ação. Ou seja, é imaginar as possíveis dúvidas ou obstáculos que iremos ter até chegar a meta desejada, e imaginando-as, prever as ações que iremos tomar para alcançar, corrigir ou melhorar a meta.

Dentro do planejamento é sempre bom comentar sobre o ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Analyze).
• Plan: Planejar as ações que serão executadas. Quando pensar em ação, pense em metas, pense em indicadores, pense em responsabilidades;
• Do: Propriamente dito, executar as ações definidas na etapa de planejamento;
• Check: Verificar o que se foi executado e coletar os indicadores;
• Analyze: Após a verificação se faz a correção do que foi mal e a melhoria do que foi bem. Aqui vai ocorrer a evolução do processo;

E dentro do PDCA podemos ter os processos de Melhoria e Manter. Estes dois processos vão depender do que você deseja planejar e atingir.

Muito bem, temos agora, os 4 passos definidos do ciclo, mas será que a execução vai acontecer como planejado? Será que o cliente vai entregar tudo no prazo? Será que alguém de que dependemos não irá ficar doente?

Ora, podemos até declarar estes pontos no risco da meta, deixaremos documentado isto, mas isto fará o cliente feliz, o deixará confortável? Isto irá retornar o ROI aguardado pelo cliente?
É muito difícil planejar grandes projetos, existem muitas variáveis capazes de atrasarem ou falharem. Uma vez que a pessoa que você depende também depende de outras pessoas ou prazos e assim por diante.
Pensando em um formato ágil, aonde o nosso planejamento é baseado em prioridade do cliente e nosso planejamento é feito para duas semanas (geralmente), temos o tempo necessário para receber e aceitar mudanças sem ter que re-planejar ou até mesmo analisar um grande impacto gerado a partir da mudança solicitada.

Veja que não estou dizendo que planejar não é bom, estou dizendo que planejamento muito longo tem grandes chances de não terem sucesso, pois um planejamento, depende de outros planejamentos (pessoas).
Gosto sempre de comentar sobre as técnicas aplicadas por Henry Ford e Toyota. Pense que Ford pensou em produzir muito mais, em menos tempo, e tudo padrão. Enquanto Toyota pensou em produzir mais (cada dia aumentando a quantidade de produtos que se pode entregar), no tempo de produtividade de cada equipe.

Acredito que planejar a melhoria é necessário, mas planejar a execução por completo é complicado devidos os fatores relatados acima. Claro que não podemos fugir dos projetos de escopo fechado, que te força a um planejamento extenso do projeto, uma vez que o cliente deseja prazo final para planejar seu orçamento. Mas, podemos achar alternativas com o cliente, que mostram a data final como uma estimativa e não prazo final.
A intenção neste artigo é falar sobre planejamento pessoal, e um dos processos do planejamento pessoal é feito por uma boa gerência do tempo, aonde você tem o domínio do seu tempo e faz do relógio seu aliado, e não fazendo-o de inimigo.

Para gerenciar seu tempo é necessário que trace seus objetivos, mas trace a curto prazo. O mesmo fazendo com o seu dia, planeje suas tarefas da manhã, em seguida as da tarde. Entretanto, tenha em vista, no começo do dia, tudo o que você precisa fazer, mesmo que sobre tempo (ele será usado depois).
Marque suas ações ou tarefas em uma agenda, e ao lado delas, insira o tempo que você planeja usar e o tipo da ação ou tarefa. O tipo da tarefa será usado para seus indicadores de quanto tempo você esta gastando em trabalho, retrabalho, desperdício e outros.

Abaixo segue um exemplo de como planejar seu dia. É importante que os tempos inseridos no seu planejamento sejam respeitados, para que não gere um efeito dominó no atraso da próxima tarefa ou ação.

Note, que ao final das agendas, eu inseri o “Tempo Livre”. Neste espaço você irá futuramente escrever o que fez, o tempo que usou e o tipo de tarefa que executou. Isto vai te ajudar nos próximos planejamentos. É importante que você anote o tempo e tipo de tarefa que executou, pois só com ele, irá ter a visão completa do seu dia.

No final do seu dia, você irá rever sua agenda e passar a limpo para seu Arquivo. Esta ação fará com que você reveja seus tempos, com uma visão mais crítica, e assim você irá avaliar seu desempenho no dia. Isto vai te mostrar erros e acertos. Lembre-se, é errando que se aprende, então corrija os erros e melhore os acertos.

Acredito que ao final de uma semana, você estará revendo os prazos de suas tarefas, pois irá adquirir um senso crítico sobre o tempo que você gasta em trabalho, retrabalho e desperdício. E com o indicador de tipo de tarefa, você poderá tomar a ação de melhorar sua agenda, trabalhando mais e desperdiçando menos, aumentando o tempo útil do seu dia. Por fim tornando o relógio seu principal aliado.